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如何快速使文档管理系统上线

企业一旦采购了文档管理系统,无不希望它在第一时间就能担负起文档管理的重任。
但文档管理系统的部署和实施一般来说都比较复杂,特别当企业已经存在大量数据文档。

本文结合实例介绍了如何通过5个步骤快速让DocCare企业文档管理系统上线。

安装完DocCare后,系统中还没有数据,我们可以通过下面步骤顺序导入文档数据。

步骤1:数据准备。

如果企业已经存在大量的文档数据,可以先在每个部门指定一个负责人将本部门需要管理的文档数据在本地按目录整理归类好。
然后使用压缩工具例如winzip, winrar, 7-zip等将整理好的目录和文档打包为.zip格式的压缩文件。
准备文档以导入DocCare


步骤2:为各部门建立部门主目录。

您可以采用手动创建,或者导入功能批量创建部门主目录。
步骤1中各部门准备好的zip压缩包随后将导入各自的部门主目录中。
创建部门主目录

步骤3:使用DocCare的导入功能将各部门本地zip格式的压缩文件导入DocCare.

a). 进入要导入文档的页面,选择[导入本地zip文档]。
导入本地zip压缩包步骤1

 

b). 上传准备好的.zip格式的压缩包,并点击[开始导入]按钮。
导入本地zip压缩包步骤2

DocCare会自动将压缩包解压,并导入其中的目录结构和文档,并创建索引。一旦导入完成,用户即可使用全文搜索功能。

导入完成后如下图所示:

导入本地zip压缩包完成

 

步骤4:创建企业部门组织结构,并为每个部门指定一个部门主目录。

创建部门

部门创建后,所有该部门成员默认只能访问部门主目录以内的文档和下级目录。

步骤5:注册或新建用户,用户登录后即能使用文档管理系统提供的各种功能。

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