为了避免多个用户共同更新一个文档时发生冲突，DocCare采用检出(Check Out)和检入(Check In)机制来保护文档。
检出和检入机制保证在一个时刻，一个文档只允许一个用户更新。
如果用户要更新某一个文档，必须先检出该文档。
文档检出后，该文档只有检出用户可以更新（检入），其他用户无法再检出该文档。检出检入流程见下图：
注：在线编辑也同时检出了该文档，因此两个用户无法同时在线编辑同一个文档。用户保存在线编辑内容后，DocCare自动检入该文档。重新将该文档状态置为开放。
已检出的文档状态图标显示如下：
开放的文档状态图标显示如下：
为了防止用户检出文档后忘记检入，DocCare提供了文档检入提醒和文档检出超时自动放弃两个功能。
通过设置文档检入提醒时长，DocCare会在提醒时间到后自动通过消息和电子邮件提醒用户检入文档。
通过设置文档检出超时时长，DocCare会在超时后自动放弃文档检出状态，重新将其设置为开放状态，并通过消息和电子邮件通知检出用户。
设置检入提醒时长和检出超时时长见： 检出检入参数设置