常见问题解答

人们的抱怨！ 长时间以来，总是有企业管理层，企业员工在抱怨：我们的文档繁多，管理文档是个大问题！员工的离职导致知识经验的流失！

• 文档主要通过各员工分散存储保管，由于每个人的保存习惯不同，以至于资料存储混乱，查找困难。
• 文档更新以后，员工对保存历史修改记录的认识度不够，一旦文件修改出现差错，难以查找历史版本文件，且无法找到错误的根源，其他分享这份文档的员工也无法确定自己的是否最新版。
• 项目组进行协同办公流程过于复杂，工作效率比较低，对于具体项目公司对员工使用文件的调度管理存在困难。
• 企业文档现状存在大量安全隐患，核心的文件保密性不高，文档主要通过服务器文件夹管理。人为盗取文件或员工离职时带走大量公司机密资料，给公司造成损失。
• 各种资料使用多层级保存，一致性不能保证，无法发挥现有资料的最大效用。
• 没有中央文档数据库，手动查找资料，费时费力。

DocCare适用于所有有文档管理需求的各企业、事业单位及各行政机构，无论您的企业规模是10人小组还是上千的大企业，我们都能给您提供基于DocCare的在线文档管理解决方案，并能平滑的伴随着您企业的成长。

DocCare是专门针对企业的在线文档管理软件，旨在以先进的文档管理模式替代传统的文档共 享、分发模式，有效的保障企业文档／知识／数字资产。DocCare对文档进行中央存储，对文档资料进行智能分类，提供便捷的文档搜索，并对文档进行版本记录、控制以及详细的文档操作日志和用户日志。DocCare细粒度的权限管理与企业基础组织结构紧密结合，不但可以行之有效的为企 业解决传统文档管理模式的诸多弊端，也是企业管理思想和管理模式的优质载体！

DocCare通过多重机制来保障文档安全，简单描述如下:

• 基于角色的用户组，控制用户对DocCare在线企业文档管理软件组件的访问;
• DocCare特别设计的通用企业架构模型来控制用户访问文档的范围;
• 细粒度的文档操作权限控制用户对文档的读、写、删除等操作；
• 文档版本记录、追踪；
• 用户日志以及文档使用日志；
• 数据备份和系统恢复。

大部分企业(组织)的组织结构和员工角色结构都是一个树型结构，而员工所具有的权限也都依赖于组织结构关系，这样的结构称之为 GES(General Enterprise Structure) 模型。DocCare也正是基于这一模型来管理企业文档，限制用户访问文档的范围，实现文档信息的智能分类。详细内容

您会发现，从DocCare系统检出(check out)出来的文档将被重新命名，这是因为DocCare提供命名规则来让用户便于通过文件名识别文档。 被重命名的文档名包含3个部分，文档编号、文件名、版本号。 例如：一个DocCare文档名为 ABC000012_companyfile_v1_6.doc，其中ABC000012则是文档编号，companyfile是文件名，v1_6表示的是改文档版本为1.6版。

DocCare在管理文档版本中支持四种操作方式。下载，检出(check out)，检入(check in) 以及 放弃检出

• 下载（阅读）允许用户将文档保存到自己本机，或者在线阅读文档内容。
• 检出指从文档库中获取一份拷贝用于编辑。文档检出后只有检出人可以检入，其他人除了可以下载该文档，不允许检出，检入，锁住或者删除该文档。
• 检入指将编辑后的文档提交至DocCare。只有检出人可以检入该文档，并且文档编号必须与检出文档的编号相同。
• 放弃检出指用户放弃文档的检出状态。由于除了检出人之外，其他用户无法检出，检入，锁住或者删除被检出的文档。在某些情况下，非检出人可以使用放弃检出功能，将文档重新恢复到开放状态，使其他用户可以进行操作。

用户检入文档后,DocCare自动增加文档版本号，将旧文档归档，给前任编辑者发送文档更新通知并在日志中记录检入操作。

简单的说，DocCare工作区是一种基于业务逻辑的文档共享机制，一个工作区可以是一个项目，一个虚拟小组，公司日常活动，也可以是一个客户组等等。详细内容

你可以先创建一个权限为公共的DocCare工作区，然后上传文档到其中。公共(Public)工作区是允许所有人访问的，包括非DocCare成员，所以任何人都能通过URL链接到此工作区下文档。

不需要。工作区文档实际上只是一个部门文档下的虚拟链接。它将永远自动保持更新到文档的最新版本。DocCare允许多个工作区链接至同一个文档，当此文档更新后，所有工作区都将自动更新此文档。