ABC公司需要员工每周五下班之前填写本周需要报销的加班餐费，车费等的申请表。申请表为Microsoft Excel格式，需要通过电子邮件发送给财务负责人并抄送给经理。经理每周五下班前负责审核报销申请表。
每周五，经理通常会收到大量报销申请表。久而久之，申请表邮件充斥着经理的收件箱，他很难找到某人在某一时间发送给他的报销申请。
使用DocCare，能够帮助经理自动地根据时间或者部门将这些报销申请分类保存。
首先，管理员可以为每个部门建立一个‘每周报销’文件夹。部门成员在每周五之前可以将它们的报销申请保存到这个文件夹中。
其次，管理员可以建立一个‘每周报销’的工作区，在工作区成员中加入财务负责人和经理。然后管理员可以将各部门的‘每周报销’文件夹添加到该工作区中。
这样，每周五下班前，经理和财务负责人可以查阅各部门员工提交的报销申请，并可按部门或时间浏览和查询以前的报销申请记录。
如下图所示：
